当我们呈现数据时，首先要站在数据使用者的角度思考，追求完美并注重细节，让数据呈现得更加清晰、简洁和高效。根据我多年的工作经验，展现数据时最重要的是以下几点：
首先是简洁性。在呈现数据时，要删除无关紧要的信息，避免让领导面对密密麻麻的数据而感到困扰。其次是突出重点。领导通常时间有限，我们需要清楚他们最关心的是什么，并在数据中突出展示。最后是速度。领导交办的事情需要及时反馈，让他们及时得到所需信息，同时展现我们工作的效率和专业性。准确性是数据的基本要求，这是数据提供者应具备的基本素质。
说到数据的呈现方式，排版是第一步。在字体选择上，宋体和微软雅黑都是不错的选择。数字字体推荐使用time new roman，因为它既美观又小巧，可以节省纸张成本。标题行和汇总行应使用粗体。数字内容应加上千分位并保留两位小数，这是专业且必要的做法。
在设置格式后，如果数据增加，新数据可能不会保持原有格式。可以使用格式刷工具复制原有格式并应用到新数据区域。如果使用的是excel，可以利用其提供的格式刷工具，通过双击鼠标快速复制格式。冻结窗格也是必要的操作。在笔记本电脑上查看数据时，由于屏幕较小，标题行可能会随着滚动而消失。为了解决这个问题，我们需要冻结窗格以确保标题行始终显示。冻结窗格的操作非常简单，只需在excel菜单的视图中选择冻结窗格即可。
在数据表制作完成后，还需要检查单元格内容是否完整。如果内容超出单元格长度，需要调整列宽或行高以适应显示。可以通过点击表格左上角的箭头选择所有内容，然后调整行高和列宽。如果单元格内都是长文字，可以适当提高行高并设置自动换行。关于表格突出重点的另一个方法是添加颜色和条件格式。颜色可以直观地提示数据查阅者关注重要信息。条件格式可以根据特定条件改变单元格的格式，这在数据分析和展示中非常有用。
在打印数据时，需要注意页边距、纸张方向、打印区域和标题设置等。为了节省纸张，可以设置较小的页边距。如果数据内容超过一页纸，需要设置打印标题以确保每页都有标题。在打印设置中，可以选择缩放选项以适应更多内容。除了这些基本操作，excel还提供了许多其他功能和工具，如函数公式等，可以帮助我们更有效地处理和分析数据。在接下来的内容中，我将详细介绍这些函数公式的使用方法和应用场景。
